De verordening gegevensbescherming (avg) wil dat we ons steeds afvragen: mag ik deze gegevens nog wel bewaren? Toch mag je ook niet te veel weggooien, want fiscaal geldt er een bewaarplicht. Hoe het zit met die bewaarplicht leg ik hieronder uit. Droge kost, maar goed om te weten!

IB-ondernemers en B.V.’s

Ondernemers zijn verplicht hun administratie tot zeven jaar na het einde van het boekjaar waarop de administratie betrekking heeft, te bewaren. Informatie over vastgoed moet je tot negen jaar na het jaar van aanschaf bewaren.

De bewaarplicht voor stukken inzake vastgoed is extra lang in verband met de herzieningstermijn in de btw. Maar het is handiger de notarisafrekening van de aankoop van je zakelijke pand steeds te bewaren. Dan weet je, als je je pand gaat verhuren, zeker of btw-belaste verhuur nog nodig is of niet.

Conclusie: je kunt de meeste facturen en bonnetjes van 2011 en ouder nu weggooien. Ben je avg-goed bezig!

Particulieren

Voor privépersonen (ook als ze zijn overleden) geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar ook particulieren doen er goed aan om te bewaren.

Dat geldt voor alle aangiftegegevens, zeker voor de aftrekposten, zolang de aanslag niet definitief is. Maar ook na het definitief worden van de aanslag kan bewaren heel nuttig zijn. Want een definitieve aanslag kán onder voorwaarden nog tot vijf jaar na einde belastingjaar plus uitsteltermijn worden aangepast (navordering). En als dat gebeurt wil je je natuurlijk wel kunnen verweren.

En een positievere insteek: soms blijkt dat je een aftrekpost in een eerder jaar bent vergeten. Als je dat kunt aantonen, mag je de aftrekpost nog tot vijf jaar terug claimen.

Verder is het belangrijk om je bij het weggooien van stukken af te vragen of de informatie belangrijk kan zijn voor aangiftes in de toekomst. Ik noem hieronder een paar categorieën.

Lijfrentepremie niet afgetrokken

Als je de lijfrente- of bankspaarpremie die je hebt betaald niet of niet helemaal kon aftrekken, kan je in veel gevallen in de toekomst de saldomethode gebruiken: de lijfrente-uitkeringen zijn onbelast zolang daar nog niet afgetrokken lijfrentepremie tegenover staat. En dat moet je natuurlijk aantonen.

Je bewaart daarom: betaalbewijs (bank uitdraai) van de betaling van lijfrentepremie, aangifte en definitieve aanslag (waaruit blijkt dat de aangifte is gevolgd en als dat niet het geval is: correspondentie waardoor je kan zien wat de Belastingdienst heeft aangepast).

Hypotheek nog geen 30 jaar

Vanaf 1 januari 2001 is de aftrek van hypotheekrente beperkt tot 30 jaar. Als je na 2001 hebt bijgeleend, bijvoorbeeld in verband met een verbouwing, gaat een nieuwe 30-jaarstermijn lopen. Als je dus vanaf 2031 nog hypotheekrente wilt kunnen aftrekken moet je zélf aantonen dat je met deze lening de 30-jaarstermijn nog niet hebt volgemaakt en dat je het geld hebt gebruikt voor die verbouwing.

Je bewaart: informatie over eigenwoningleningen die je vanaf 2001 bent aangegaan plus facturen inzake de verbouwing.

Hypotheekrente aantonen

En dat is natuurlijk, als je er goed over nadenkt, altijd een puntje: jij moet aantonen dat je recht hebt op hypotheekrenteaftrek, dus jij moet aantonen hoe groot je eigenwoningschuld is. En daarvoor zijn alle eerdere aan- en verkopen van woningen relevant. Dat je dat ‘altijd al’ hebt afgetrokken en dat al die aangiftes zijn geaccepteerd is geen (fiscaal acceptabel) argument.

Dus bewaar altijd: afrekening notaris inzake hypotheek en aankoop woning, facturen van verbouwingen en onderhoud plus de informatie over de lening die daarbij hoorde. Zelfs de informatie over de woningen die je vóór 1 januari 2001 hebt gehad gooi je niet weg.

Polissen eigen woning

Ook de verzekeringspolissen inzake de eigen woning zijn fiscaal relevant: jij moet aantonen dat sprake is van een kapitaalverzekering eigen woning die dus in box 1 thuishoort (gekoppeld aan eigenwoninglening) of juist van een kapitaalverzekering die vóór 14 september 1999 is afgesloten en daarom kan genieten van een vrijstelling in box 3.

Maak je fiscalist blij!

Bewaar altijd je jaarrekening, aangifte en de definitieve aanslag die daarbij hoort. Dat kan om allerlei redenen handig zijn: vermogensetikettering, toegepaste lijfrentepremieaftrek, toegepaste stakingsvrijstelling, oudedagsreserve (for), noem het maar op. Daar maak je je fiscalist (en dus jezelf!) blij mee.